ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

T U G A S  I ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

TUGAS I : KONSEP ADMINISTRASI PENDIDIKAN

PERTANYAAN LATIHAN

1.     Jelaskan secara singkat tentang perkembangan administrasi sebagai suatu Ilmu Pengetahuan, baik di luar negeri maupun di Indonesia.

Jawaban:

Perkembangan ilmu administrasi sebagai suatu ilmu pengetahuan di luar negeri bermula dari suatu penelitian yang dilakukan oleh seorang berkebangsaan Perancis bernama Henri Fayol yang menganggap perkembangan ilmu administrasi sebagai satu-satunya jalan bagi Perancis untuk mengisi kekurangan/ kekosongan tenaga-tenaga pimpinan dengan tenaga-tenaga yang paham akan pengetahuan pada waktu itu.Fayol mendirikan suatu Pusat Studi Ilmu Administrasi di Paris yang dimulai dengan menerbitkan sebuah brosur yang berjudul ’’ Administration Industrialle et Generalle” .Selanjutnya muncul cabang-cabang dari ilmu administrasi seperti Manajemen Ilmiah yang dipelopori oleh Frederick Winslow Taylor, bidang kenegaraan yang dikembangkan oleh Woodrow Wilson, tulisan tentang ”An Introduction to the Study of Public Administration” oleh Frank J.Goodnow , William B. Monro, Leonard D. White, Elton Mayo dan Fritz Roethlisberger yang mengembangkan penelitian tentang hubungan antara lingkungan kerja fisik dan produktivitas kerja, serta Herbert Alexander Simon dalam bukunya ” Administrative Behavior ”

2.     Jelaskan pendapat anda, mengapa administrasi pendidikan itu dianggap sebagai suatu faktor yang sangat penting.

Jawaban:

Menurut pendapat saya alasan mengapa Administrasi Pendidikan dianggap sebagai suatu faktor yang sangat penting karena dengan administrasi pendidikan akan memudahkan kita dalam pencarian atau pengarsipan suatu data yang membuat pekerjaan berjalan secara efektif dan efisien,dan mudah dipahami dan dikuasai sehingga mudah juga dalam pengontrolan, dan administrasi untuk mencapai tujuan pendidikan.

3.     Mengapa Henry Fayol dan Frederick Winslow Taylor disebut sebagai Bapak Ilmu Administrasi dan Bapak Manajemen Ilmiah ?

Jawaban:

(a)   Alasan mengapa Henry Fayol disebut sebagai Bapak Ilmu Administrasi adalah karena Fayol menyadari bahwa pengetahuan teknik yang dimiliki tentang apa yang diurus tidaklah cukup, kecuali dilengkapi dengan pengetahuan tentang bagaimana mengurusnya. Untuk itu, pengetahuan tentang administrasi perlu dikembangkan. Perhatian terhadap ilmu administrasi yang demikian besarnya sehingga akhirnya Fayol bertekad untuk mendirikan sebuah Pusat Studi Ilmu Administrasi di Paris untuk mengembangkan teori-teori administrasi yang dimilikinya

(b)   Frederick Winslow Taylor disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah kerena dia adalah orang yang mempeloporui salah satu cabang ilmu administrasi yang menjadi perhatian dalam penyelidikan secara ilmiah ialah “Manajemen Ilmiah

4.     Apa yang dimaksud dengan administrasi, administrasi pendidikan dan administrasi sekolah ? Jelaskan pula persamaan dan perbedaan masing-masing.

Jawaban:

(a)   Yang dimaksudkan dengan Administrasi adalah suatu usaha untuk melayani, usaha untuk membantu, usaha untuk menolong, usaha untuk memenuhi, usaha untuk mengarahkan  dan atau usaha untuk memimpin semua kegiatan yang telah direncanakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

(b)   Adminstrasi Pendidikan adalah suatu proses keseluruhan usaha kerjasama sekelompok orang dalam bidang pendidikan dengan memanfaatkan atau mendayagunakan segala sumber potensi yang tersedia, baik personil, material maupun spiritual secara berencana dan sistematis untuk mewujudkan tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara efktif dan efisien.

(c)   Administrasi Sekolah adalah keseluruhan proses kegiatan segala sesuatu urusan sekolah yang dilaksanakan oleh personil sekolah (Kepala Sekolah, dan Stafnya, guru-guru dan karyawan sekolah lainnya) dalam suatu kerjasama yang harmonis unhtuk mencapai tujuan pendidikan dan pengajaran di sekolah secara efektif dan efisien.

(d)   Persamaan Administrasi Pendidikan dengan Administrasi Sekolah adalah suatu usaha untuk melayani, usaha untuk membantu, usaha untuk menolong, usaha untuk memenuhi, usaha untuk mengarahkan  dan atau usaha untuk memimpin semua kegiatan yang telah direncanakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

(e)   Perbedaan :

Administrasi Pendidikan mempunyai wilayah cakupan yang sama     luasnya dengan wilayah cakupan pendidikan nasional yang dalam praktek penyelenggaraannya meliputi pendidikan formal, pendidikan non formal, dan pendidikan informal, sedangkan Administrasi Sekolah hanya merujuk pada kegiatan-kegiatan administrasi yang diselenggarakan oleh sekolah.

5.     Faktor-faktor apa yang menyebabkan terjadinya proses administrasi itu?

Jawab:

Faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya proses administrasi meliputi:

(a)   Sekelompok manusia

Yang dimaksud dengan sekelompok manusia dalam administrasi pada hakekatnya adalah sekumpulan orang-orang yang jumlah minimalnya dua orang dan maksimalnya tidak terbatas.  Proses administrasi baru terjadi kalau yang melakukan administrasi  itu adalah sekelompok orang yang sepakat untuk bekerjasama dalam suatu ikatan formal untuk mencapai tujuan tertentu (tujuan bersama). Disini faktor manusia menjadi amat penting dan menentukan dibanding dengan unsur administrasi lainnya.

(b)   Usaha bersama

Yang dimaksud dengan usaha bersama dalam administrasi pendidikan adalah usaha bersama sekelompok orang untuk melaksanakan dan mewujudkan suatu maksud tertentu.

(c)   Proses penataan atau penyelenggaraan

Faktor penataan sebagai pokok pikiran kedua sekaligus merupakan suatu ciri yang membedakan kegiatan administrasi dengan kegiatan lainnya yang juga dilakukan oleh sekelompok orang, tetapi perlu diingat bahwa kegiatan penataan itu bukanlah merupakan kegiatan substantif yang berhubungan dengan tercapainya tujuan pokok dari usaha kerjasama melainkan hanyalah merupakan penunjang agar kegiatan substantif tersebut dapat terlaksana dengan baik dan lancar.

(d)   Tujuan tertentu

Yang dimaksud dengan tujuan dalam pengertian administrasi adalah kebutuhan baik jasmani maupun rohani yang harus diperjuangkan melalui usaha-usaha nyata untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

6.     Mengapa faktor-faktor dalam administrasi pendidikan dibedakan dengan unsur-unsur administrasi pendidikan ? Jelaskan pendapat anda.

Jawab:

Fakor-faktor dalam administrasi pendidikan dibedakan dengan unsur-unsur administrasi pendidikan karena kedua hal tersebut memuat hal-hal yang tidak sama.Faktor-faktor pendidikan meliputi: sekelompok orang,rangkaian kegiatan penataan,usaha bersama,dan tujuan tertentu.Jika salah satu faktor tersebut tidak ada maka administrasi pendidikan juga tidak akan ada.Unsur-unsur pendidikan,meliputi: organisasi,managemen,komunikasi,kepegawaian,keuangan,perbekalan,tata usaha,dan hubungan masyarakat.Jika salah satu unsur tersebut tidak ada maka kegiatan administrasi pendidikan akan tetap ada/jalan tetapi akan timpang atau kelihatan tidak sempurna.

7.     Sebutkan dan jelaskan secara singkat unsur-unsur dalam administrasi pendidikan yang anda ketahui.

Jawaban:

(a)   Organisasi

Organisasi merupakan salah satu unsur dari administrasi sekaligus unsur ini pula merupakan salah satu fungsi atau kegitan adminitratif pada level pimpinan. Fungsinya untuk mewujudkan suatu sistem dan mekanisme kerjasama yang lebih baik kompak dan diarahkan pada usaha mengerjakan tugas-tugas operatif yang lebih tepat guna tercapainya tujuan bersama.

(b)   Managemen

Manajemen dapat diartikan sebagai ”kegiatan mengendalikan dan memanfaatkan semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan tertentu”

(c)   Komunikasi

Dalam penyelenggaraan Administrasi Pendidikan, kegiatannya tidak akan berjalan lancar apabila komunikasi kurang dijalin dengan baik diantara sesama anggota dan dengan orang lain dalam suatu organisasi karena komunikasi yang akan menentukan pula lancar-tidaknya usaha kerjasama dalam mencapai tujuan organisasi tersebut.

(d)   Kepegawaian

Kegiatan kepegawaian diartikan sebagai suatu proses penggunaan tenaga manusia sebagai tenaga kerja, diatur, dikendalikan  dan dikembangkan kemampuannya dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Proses itu meliputi kegiatan penerimaan, penempatan (penggunaan), pengembangan (pembinaan) sampai pada pember-hentian dan pensiun. Pegawai dalam lingkungan lembaga pendidikan dibedakan atas dua kelompok, yaitu tenaga teknis dan tenaga administrasi.

(e)   Keuangan

Dalam bidang pendidikan, keuangan haruslah selalu memerlukan pula kegiatan perencanaan, pengorganisasian, bimbingan dan pengarahan, koordinasi, kontrol, komunikasi, dan bahkan juga tata usaha

(f)    Perbekalan

Pada lembaga-lembaga pendidikan, perbekalan tersebut tidak hanya terbatas pada benda (barang) peralatan kantor/ ketatausahaan, tetapi juga berupa alat-alat teknis edukatif lainnya yang berhubungan dengan usaha peningkatan kuialitas (mutu) proses belajar mengajar.

(g)   Tata Usaha

Tata usaha merupakan segenap rangkaian aktivitas menghimpun,mencatat,mengelola,mengadakan,mengirim,dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.

(h)   Hubungan Masyarakat

Dalam arti luas, hubungan masyarakat itu merupakan komunikasi dan interprestasi keterangan-keterangan, gagasan-gagasan dari instansi atau lembaga pendidikan/organisasi kerja tertentu kepada publik dan merupakan pula penyampaian keterangan-keterangan, gagasan-gagasan dan pendapat-pendapat dari pihak publik kepada instansi atau lembaga/organisasi kerja, kemudia berusaha agar tercipta sense of belongingness, sehingga dengan demikian terciptalah  persesuaian yang harmonis di antara kedua belah pihak.

8.     Jelaskan, mengapa administrasi pendidikan itu dianggap lebih luas daripada administrasi sekolah ? Buktikan !

Jawab:

Administrasi pendidikan lebih luas daripada administrasi sekolah karena cakupan wilayah administrasi pendidikan lebih luas dari administrasi sekolah.Sebagai bukti:

a.administrasi pendidikan merupakan cabang dari administrasi umum,sedangkan administrasi sekolah merupakan bagian terkecil dari administrasi pendidikan.

b.administrasi pendidikan di Indonesia memuat masalah pendidikan yang merupakan masalah negara,sedangkan administrasi sekolah memuat masalah di suatu sekolah tertentu di suatu wilayah tertentu di Indonesia.

9.     Jelaskan apa yang dimaksud dengan : Organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perancangan, tata usaha dan hubungan masyarakat (public relations).

Jawab:

a.Organisasi adalah merupakan salah satu unsur dari administrasi sekaligus unsur ini pula merupakan salah satu fungsi atau kegitan adminitratif pada level pimpinan

b.Manajemen adalah diartikan sebagai ”kegiatan mengendalikan dan memanfaatkan semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan tertentu”

c.Komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu,mengubah sikap,pendapat,atau perilaku,baik secara lisan(langsung) ataupun tidak langsung(melalui media).

d.Kepegawaian diartikan sebagai suatu proses penggunaan tenaga manusia sebagai tenaga kerja, diatur, dikendalikan  dan dikembangkan kemampuannya dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien.

e.Keuangan adalah suatu proses pengorganisasian alat pembayaran untuk dimanfaatkan dalam semua item yang harus dibiayai oleh suatu seseorang atau lembaga untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

f.Perancangan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi

g.Tata usaha adalah kegiatan untuk mangadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan siapa saja yang membutuhkan.

h.Hubungan Masyarakat ( Public Relation ) merupakan komunikasi dan interprestasi keterangan-keterangan, gagasan-gagasan dari instansi atau lembaga pendidikan/organisasi kerja tertentu kepada publik dan merupakan pula penyampaian keterangan-keterangan, gagasan-gagasan dan pendapat-pendapat dari pihak publik kepada instansi atau lembaga/organisasi kerja, kemudia berusaha agar tercipta sense of belongingness, sehingga dengan demikian terciptalah  persesuaian yang harmonis di antara kedua belah pihak.

10.  Jelaskan bahwa organisasi sebagai suatu total sistem dapat menjadi beberapa subsistem, sebutkan dan jelaskan subsistem apa saja yang bisa dibentuk di dalam total sistem tersebut.

Jawab:

         Organisasi sebagai suatu total sistem dapat menjadi beberapa subsistem secara administratif dan organisatoris harus ditampilkan melalui bagan struktur organisasi formal dengan mekanisme (kerangka kerja) yang menggambarkan fungsi masing-masing subsistem dan sub-subsistem dengan wewenang dan tanggung jawab yang bersifat hirarkis (bertingkat) berdasarkan proporsi beban tugas, sifat pekerjaan dan spesialisasi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Sub sistem yang dibentuk dari total sistem tersebut yaitu:

-Subsistem yang bersifat struktural, yaitu pembagian satuan kerja atas dasar hirarki jabatan/kepangkatan dari yang tertinggi sampai kepada yang terendah

-Subsistem yang bersifat fungsional, yakni pembagian satuan kerja atas dasar fungsi yang diemban masing-masing pejabat.

-Subsistem yang bersifat sektoral, yakni pembagian kerja berdasarkan struktur organisasi yang terdapat dalam unit organisasi kerja di atasnya (lebih tinggi), sehingga menjadi  sub-subsistem yang lebih kecil, yang berjalan dari unit  kerja yang tertinggi sampai kepada unit kerja yang terendah.

11.  Jelaskan dan gambarkan perbedaan bentuk organisasi Lini, Orgainsasi staf serta organisasi lini dan staf.

Jawab:

a.Organisasi Lini merupakan bentuk organisasi ini sangat sederhana dengan garis perintah (komando) yang berjalan lurus dari atas ke bawah dalam hubungan kerja yang cenderung bersifat otoritatif.

b.Organisasi Staf merupakan bentuk organisasi yang mempunyai garis kebijaksanaan yang menyebar secara horizontal dan dalam hubungan kerja yang bersifat demokratis.

c.Organisasi Lini Staf merupakan  gabungan (kombinasi) antara bentuk organisasi lini dan organisasi lini dan organisasi staf. Garis komando bersifat instruktif dan garis kebijaksaanyang bersifat demokrtis dalam hubungan kerja yang bersifat kooperatif.

12.  Sebutkan dan jelaskan beberapa azas yang harus dipenuhi dalam penyusunan suatu organisasi yang baik.

         Jawab:

          a.Organisasi yang disusun harus fungsional bagi pencapaian tujuan;

          b.Pengelompokkan satuan kerja harus menggambarkan pembagian yang jelas;

          c.Organisasi yang baik harus menampakkan usaha mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dengan tegas;

          d.Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol;

          e.Organisasi yang baik harus fleksibel dan seimbang;

13.  Mengapa manusia perlu berorganisasi, berkomunikasi dan bekerjasama? Jelaskan pendapat anda.

Jawab:

Manusia perlu berorganisasi karena organisasi dapat membantu proses penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian tugas pekerjaan dari sekelompok orang dalam usaha kerjasama untuk mencapai tujuan mereka.

          Manusia perlu berkomunikasi karena manusia adalah makhluk sosial yang tidak dapat hidup sendiri dalam melakukan pekerjaannya. Berkomunikasi merupakan kegiatan manusia untuk berhubungan satu sama lain yang demikian otomatis keadaannya, sehingga sering kita tidak sadari bahwa ketrampilan berkomunikasi adalah merupakan hasil kegiatan belajar manusia.Kegiatan berhubungan satu sama lain adalah bagian yang hakiki dari kehidupan manusia dalam organisasi dan dalam masyarakat. Dengan kata lain, manusia akan kehilangan hakekatnya sebagai manusia apabila dijauhkan dari melakukan kegiatan komunikasi sesamanya.

14.  Kemukakan alasan anda, mengapa manajemen dipandang sebagai inti dari administrasi ? Buktikan pula mengapa administrasi, oganisasi, manajemen, kepemimpinan, pengambilan keputusan dan human relations tidak bisa dipisahkan ?

Jawab:

Manajemen dipandang sebagai inti dari administrasi karena administrasi itu sendiri pada hakekatnya terdiri dari organisasi dan manajemen (Organization and Management : Orway Tead), sedang inti daripada manajemen adalah kepemimpinan (leadership is the key to management : Dimock and Koening), inti daripada kepemimpinan adalah pengambilan keputusan (decision making : Prajudi Atmosudirdjo), dan dalam proses pengambilan keputusan tersebut yang perlu dipertimbangkan oleh manajer ialah hubungan antar manusia (human relations), terutama antara pimpinan dan yang dipimpin atau bawahan (S.P. Siagian).

Bukti mengapa administrasi, oganisasi, manajemen, kepemimpinan, pengambilan keputusan dan human relations tidak bisa dipisahkan dapat ditunjukkan oleh gambar berikut :

1. Administrasi                                       2. Organisasi

3. Manajemen                                        4. Kepemimpinan                             

5. Pengambilan keputusan                       6. Human Relations

Pada prakteknya , keenam komponen tersebut di atas sulit dipisahkan akan tetapi untuk kepentingan teoritis komponen-komponen tersebut mengandung pengertian yang dapat dibedakan.      

15.  Tingkat keterampilan/kecakapan apa sja yang perlu dikuasai oleh seorang manajer pendidikan ?

Jawab:

Tingkat keterampilan/kecakapan yang perlu dikuasai oleh seorang manajer pendidikan adalah sebagai berikut :

MTA =        Manajer Tingkat Atas (Top Manajer), pucuk pimpinan yang menempati posisi tertinggi sehingga ia harus bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan organisasi/lembaga.

MTM =        Manajer Tingkat Menengah (Midle Manager), yakni pimpinan tingkat menengah yang menjabat sebagai staf pembantu dari Top Manager.

MTB =         Manajer Tingkat Bawah (Lower Manager), yakni pimpinan pelaksana yang bertanggung jawabatas terwujudnya beban tugas/pekerjaan yang harus dilaksanakan sehari-hari di lingkungan organisasi/ lembaga.

16.  Faktor-faktor apa saja yang menyebabkan suatu komunikasi bisa terjadi ? Jelaskan ! Untuk apa komunikasi dilakukan ?

Jawab:

          Faktor-faktor yang menyebabkan suatu komunikasi bisa terjadi yaitu :

(a)   Siapa yang berkomunikasi ? (sumber/komunikator),

(b)   Mengapa ia berkomunikasi ? (tujuan yang dinginkan),

(c)   Kepada siapa ia berkomunikasi ? (penerima/komunikan),

(d)   Apa yang ia komunikasikan ? (pesan, ide, data, informasi),

(e)   Sarana komunikasi apa yang digunakan sehingga pesan dapat diterima oleh dipenerima pesan ? (saluran, alat, chanel),

(f)    Dimana ia berkomunikasi ? (tempat, wadah, organisasi)

(g)   Dalam hubungan apa ia berkomunikasi ? (sifat hubungan),

(h)   Kapan ia berkomunikasi ? (saat, waktu, keadaan).

Komunikasi dilakukan untuk saling tukar informasi, berita, pesan, pengetahuan, pikiran, nilai-nilai tertentu, dengan maksud agar menggugah partisipasi dengan harapan agar hal-hal (informasi) yang diberitahukan tersebut menjadi milik bersama antara orang yang menyampaikan (komunikator) dengan orang yang menerima informasi itu (komunikan).

17.  Kegiatan-kegiatan apa saja yang anda anggap perlu dilakukan bagi tata usaha sekolah yang baik ?

Jawab:

Kegiatan-kegiatan yang saya anggap perlu dilakukan bagi tata usaha sekolah yang baik yaitu :

(a)    Menerima, mencatat dan memproses surat-surat sekolah yang keluar maupun surat-surat yang masuk secara tertib dan teratur;

(b)    Mengurus penyimpangan, pemeliharaan dan pengawetan arsip-arsip sekolah;

(c)   Mengatur dan melayani arsip bagi mereka yang membutuhkan(guru,siswa,orangtua,siswa,alumni,sekolah,pemerintah terkait,dan masyarakat);

(d)    Mengatur pemakaian buku agenda, expedisi, dan notulen;

(e)    Bertanggung jawab atas pemakaian stempel/cap sekolah;

(f)     Mempersiapkan dan mengolah rancangan surat-surat sekolah;

(g)    Mengatur dan menyediakan alat-alat tulis-menulis;

(h)    Mengurus pencetakan atau penggandaan dan pengadaan formulir-formulir, kartu-kartu dan daftar-daftar yang diperlukan sekolah;

(i)     Menyelenggarakan rapat-rapat dinas pada waktu tertentu;

(j)     Mengatur komunikasi (hubungan) dengan pihak-pihak luar;

(k)    Dst....

18.  Sebutkan dan jelaskan apa yang menjadi dasar dan tujuan dari administrasi pendidikan ? Kriteria apa yang digunakan untuk mengukur keberhasilan administrasi pendidikan ?

         Jawab:

Dasar yang digunakan sebagai landasan berpijak untuk mewujudkan kegiatan-kegiatan dalam administrasi pendidikan di Indonesia secara umum terdapat tiga landasan yaitu:

(1)     Landasan ideal dan konstitusional, yaitu Pancasila dan UUD 1945.

(2)     Landasan fundamental dan formal, yaitu ketetapan-ketetapan Najelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) dalam Garis-garis Besar Haluan Negara (GBHN) dan Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1950, tentang Besar-besar Pendidikan dan pengajaran di sekolah.

(3)     Landasan operasional, yaitu Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, Keputusan Menteri dan ketentuan-ketentuan lain yang berkaitan dengan pengelolaan pendidikan di Indonesia.

Tujuan administrasi pendidikan yaitu meningkatkan efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan kegiatan operasional kependidikan dalam mencapai tujuan pendidikan.

Kriteria yang digunakan untuk mengukur keberhasilan administrasi pendidikan adalah tingkat efisiensi dalam pelaksanaan tugas-tugas administrasi. Tingkat efisiensi ini dapat diukur dari perbandingan terbaik antara usaha dengan menggunakan keenam kriteria/sumber kerja(pikiran, tenaga, jasmani, waktu, ruang, uang (dana), dan alat-alat atau benda) dengan hasil yang dicapai.

19.  Jelaskan mengapa perencanaan sangat diperlukan dalam suatu organisasi ? Aspek-aspek apa yang perlu ada dalam suatu perencanaan ? Gambarkanlah sebuah siklus perencanaan sesuai dengan langkah-langkah pelaksanaannya.

     Jawab:

     Perencanaan sangat diperlukan dalam suatu organisasi untuk :

(a)     Menjelaskan dan menguraikan/mengajukan secara terperinci tujuan yang hendak dicapai.

(b)     Memberikan pegangan/petunjuk dan menetapkan kegiatan-kegiatan yang harus dikerjakan untuk mencapai suatu tujuan.

(c)     Memberikan batas-batas wewenang dan tanggungjawab yang jelas bagi setiap pelaksana sehingga dengan demikian akan dapat meningktakan kerjasama/koordinasi yang baik antara pelaksana.

(d)     Menetapkan kriteria untuk mengukur kemajuan yang dicapai setiap saat, sehingga memudahkan dalam evaluasi (penilaian).

(e)     Memungkinkan terpeliharanya kesesuai antara kegiatan usaha dengan situasi dan kondisi setempat pada setiap saat.

(f)      Menghindarkan terjadinya pemborosan waktu, tenaga dan biaya yang tidak perlu.

          Aspek-aspek yang perlu ada dalam suatu perencanaan yaitu:

(a)   Perencanaan sebagai proses yang kontinu;

(b)   Perencanaan melihat jauh ke depan;

(c)   Perencanaan selalu memperhatikan prinsip ekonomi, produktif, efektif, dan efisien;

(d)   Perencanaan selain memperhatikan situasi dan kondisi pendidikan juga sosial budaya, ekonomi dan politik.

(e)   Perencanaan selalu memperhatikan kebutuhan dan menyusun strategi/langkah-langkah kebijaksanaan untuk memenuhi kebutuhan tersebut;

(f)    Menyusun alternatif-alternatif dan skala perioritas mengenai tujuan, kegiatan dan sasaran yang ingin dicapai;

(g)   Menggunakan seefisien mungkin sumber-sumber yang bersifat terbatas.

Gambaran sebuah siklus perencanaan sesuai dengan langkah-langkah pelaksanaannya sebagai berikut :

(a)   Perencanaan tujuan untuk merumusan tujuan yang hendak dicapai sebagai tujuan umum dan mengadakan pembagian tugas pokok yang diurutkan berdasarkan kepentingan sebagai tujuan khusus.

(b)   Perencanaan kebijaksanaan untuk merumuskan berbagai kebijaksanaan yang akan dijadikan sebagai petunjuk/pegangan/ pedoman tentang bagaimana usaha untuk mencapai tujuan, sehingga segala usaha yang dilaksanakan akan terarah kepada tujuan yang hendak dicapai.

(c)   Perencanaan prosedur untuk merumuskan batas-batas wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing petugas,merumuskan pembagian tugas dan cara mengerjakan pekerjaan setiap petugas dalam suasana kerja sama yang harmonis.

(d)   Perencanaan skala kemajuan untuk menetapkan patokan-patokan (kriteria) tertentu baik kuantitas maupun kualitas untuk mengukur taraf kemajuan yang telah dicapai.

(h)   Perencanaan menyeluruh (overall planning) untuk menyusun suatu perencanaan yang menyeluruh sehingga diperoleh suatu program yang bulat dan teratur yang merupakan integrasi dari semua perencanaan dari fase pertama sampai dengan fase keempat. Fase ini disebut dengan fase programming planning. (S. Nasution, 1972:234-235)

20.  Cara apa saja yang ditempuh seorang pimpinan dalam melaksanakan bimbingan dan pengarahan kepada bawahannya ?

    Jawab:

     Cara yang ditempuh seorang pimpinan dalam melaksanakan bimbingan dan pengarahan kepada bawahannya yaitu :

(a)   Memberikan informasi, baik secara langsung maupun tidak langsung (dengan surat edaran, pembicaraan formil/informil, rapat, diskusi, lokarya, dan sebagainya).

(b)     Melalui surat perintah atau instruksi, atau surat keputusan yang bersifat mewajibkan dan atau menjelaskan perintah.

(c)     Memberikan contoh atau mengerjakan langsung tugas tertentu sementara bawahan mengamati dengan teliti.

(d)     Dst...

21.  Jelaskan alasan anda, mengapa pengawasan dalam organisasi sangat diperlukan ? Syarat apa yang perlu bagi seorang pengawas ? Dan apa manfaatnya pengawasan itu dilakukan ?

    Jawab:

Pengawasan dalam organisasi sangat diperlukan untuk mengukur kadar (tingkat) efektivitas dan efisiensi penggunaan metode dan alat-alat kerja tertentu guna melihat apakah kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana yang telah digariskan dan sebagai masukan untuk menentukan rencana kerja yang akan datang dalam usaha mencapai tujuan.

Syarat yang harus dimiliki oleh seorang pengawas yaitu :

(a)    Memiliki wawasan yang luas mengenai seluk-beluk pekerjaan yang erada di bawah pengawasannya.

(b)   Memiliki pengetahuan yang cukup tentang rencana, policy, dan tujuan yang akan dicapai oleh organisasi serta tujuan setiap bagian (unit kerja) yang berda di bawah pengawasannya.

(c)   Memiliki kemampuan tentang cara-cara melaksanakan pengawasan yang baik.

(d)   Dapat menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi dimana pelaksanaan pengawasan itu berlangsung.

Manfaat pengawasan dilakukan agar semua kegiatan dapat berjalan sesuai dengan rencana tanpa terjadi penyimpangan-penyimpangan yang mengakibatkan tujuan yang telah direncanakan sulit untuk dicapai serta untuk mengecek rencana kualitas maupun kuantitas dengan membandingkan hasil yang telah dicapai dengan rencana yang telah ditetapkan.

22.  Apa yang dimaksud dengan penilaian yang bersifat kuantitatif dan penilaian yang bersifat kualitatif ?

         Jawab:

Penilaian yang bersifat kuantitatif adalah penilaian yang didasarkan atas mutu(kualitas) dari subjek atau objek yang dinilai terhadap data yang diperoleh melalui pengawasan yang dinyatakan dengan berbagai kriteria seperti : sangat baik,baik,cukup,kurang,dan kurang sekali.

Penilaian yang bersifat kualitatif adalah penilaian yang didasarkan atas skor/bobot dari subjek atau objek yang dinilai terhadap data yang diperoleh melalui pengawasan yang dinyatakan dengan berbagai kriteria seperti angka( 1 – 10 atau 10-100) dan persentase (0-100%).